Toekomstscenario’s voor jouw bedrijf

Nooit was duidelijker hoe onvoorspelbaar de toekomst is dan nu. Toch was een pandemie een van de bekende en reële scenario’s – niet alleen in Hollywood. Ik werkte er zelf aan mee in 2012 op het ministerie van Sociale Zaken. Er was toen al veel informatie beschikbaar om een draaiboek te maken.

Meestal is er een beperkt aantal toekomstscenario’s, waar je je op voor kunt bereiden.

Leestijd: 3 minuten

Wat moet Cline met toekomstscenario’s?

Eerst: wat moet een schrijver-redacteur als ik met toekomstscenario’s? Als je een paar scenario’s hebt uitgewerkt kun je die met beelden of kernwoorden benoemen. Maar je kunt die boodschap het beste overdragen met verhalen. Ik mocht dat een paar keer doen en ik vind het bijna net zo leuk als zelf korte fictieverhalen schrijven. Daarom heb ik er een cursus voor gevolgd van een aantal weken. De komende tien jaar van het bestaan van CC zou ik graag meer toekomstscenario’s uitschrijven in verhalen voor jouw interne communicatie.

Begin toekomstscenario’s met onzekerheden

Juist onzekere factoren (wat zijn de maatregelen waar wij als festivalorganisatie morgen mee te maken hebben?) helpen je verschillende waarschijnlijke toekomstscenario’s te vinden. Schrijf alle onzekerheden van de nabije en iets verdere toekomst op een rijtje. Ik begin met een restaurant als voorbeeld: coronamaatregelen, personeelstekort, toeleveringsproblemen, te weinig vegetarische opties op de kaart.

Cluster vervolgens de onzekerheden die dezelfde oorzaak hebben en dus tegelijk optreden. In mijn voorbeeld lopen de eerste drie min of meer gelijk op, want ze zijn alle drie het gevolg van corona. Maar laten we personeelstekort apart behandelen, omdat daar ook andere oorzaken voor aan te wijzen zijn.

Schrap vervolgens alle onzekerheden waar je zelf direct invloed op hebt. De menukaart kun je zelf beïnvloeden, dus die is voor je toekomstscenario’s niet relevant. Blijven over: (1) coronagevolgen in de vorm van leveringsproblemen en beperkende maatregelen en (2) personeelstekort.

Werk de meest relevante onzekerheden uit

Zet de onzekerheden op volgorde: de onzekerheden die het meeste invloed hebben bovenaan. Benoem voor de twee bovenste onzekerheden de uitersten. Dus mondkapjes en anderhalve meter zitten ergens halverwege, het uiterste gevolg van corona is dat je moet sluiten.

Dan houd je vier scenario’s over:

1. Je restaurant moet sluiten én je houdt geen personeel over.
2. Je restaurant moet sluiten én je hebt voldoende personeel.
3. Alle maatregelen worden opgeheven én je houdt geen personeel over.
4. Alle maatregelen worden opgeheven én je hebt voldoende personeel.

Dit zijn de belangrijkste toekomstscenario’s voor dit restaurant.

Maak een verhaal

Ga met mensen uit zo veel mogelijk verschillende disciplines om tafel zitten en benoem de effecten in steekwoorden. Haal er toeleveranciers bij, klanten, de kok met keukenhulpen, de bediening, de inrichting-expert, je concurrent, het uitzendbureau, de buren, de boa’s, de wethouder, kortom: wie er maar met je bedrijf te maken hebben.

Creëer op basis van die steekwoorden een verhaal. Of vraag mij om dat te doen.

Hoe reageer je?

Bedenk nu zoveel mogelijk mét alle betrokkenen hoe je op elk van die scenario’s het beste kunt reageren. Wat doe je als je restaurant moet sluiten en je geen personeel hebt? Ga je dicht, laat je maaltijden afhalen, sluit je de tent definitief, bouw je om tot supermarkt? Er zijn altijd verschillende mogelijkheden. Maar als je dan nog wel personeel hebt, moet je hen ook betalen, dus dan is dicht gaan misschien een minder goede optie.

Draaiboeken voor elk toekomstscenario

Schrijf voor elk van de toekomstscenario’s een draaiboek. Wellicht dat verschillende draaiboeken elkaar overlappen, zet het daarom modulair op. Overweeg voor elke optie wat je kunt voorbereiden zonder er onevenredig veel tijd, geld en energie in te stoppen. Dit kun je zien als een soort verzekering: when the shit hits the fan ben jij tenminste voorbereid.

Je hebt geen keuze

Let op, de scenario’s zijn niet per se heel goed of heel slecht, het zijn per definitie omstandigheden waar je geen invloed hebt, zoals het weer. Met warm weer verkoop je ijs, met koud weer erwtensoep – het maakt op zich niet uit of het warm of koud is en vooral: je kunt het toch niet beïnvloeden, dus je kunt geen scenario kiezen. Veel politici maken die fout als ze toekomstscenario’s van hun ambtenaren te zien krijgen: “I want that one.”

Voorbeeld

Voor een aantal klanten heb ik toekomstscenario’s uitgewerkt tot verhalen. Als je geïnteresseerd bent kun je het hieronder in de reacties aangeven of mij mailen – ik stuur je de voorbeelden kosteloos toe.